往来账管理与审计方法

  往来账是两个具有资金往来关系单位之间的会计账目，表示两个单位之间债权债务的大小，一般涉及的会计科目有应收账款、预收账款、应付账款、预付账款、其他应收款和其他应付款等。正因为涉及到两个单位之间债权债务关系的大小，所以，往来账的管理工作非常重要。文章将往来账管理中常见的问题作浅要分析和归纳，并提出改进意见。

  往来账项审计主要包括对应收账款、其他应收款、预付账款和应付账款、其他应付款、预收账款的审计。在审计中经常会遇到往来账的问题，因为往来账既与收入、成本有关，又与潜盈、潜亏相连，同时往来账中也隐藏有各类管理问题。因此，搞好往来账审计对于厘清债权债务，摸清企业家底，保护企业资产安全具有重要意义。

  一、往来账管理中存在的常见问题

  (一)领导不重视

  有些单位的领导尤其是财务领导对往来账的管理不够重视，财务部门既没有往来账的工作程序，又没有往来账的岗位职责，更没有往来账的奖惩制度。由于领导不重视，该决策的时候不决策，该审批的时候不审批，该检查的时候不检查，从而影响了往来账的正常核算工作。在他们看来，往来账很普遍，哪个单位都不少，对账不对账都无关紧要，反正一时半会结不清。经办人员及会计人员换了一茬又一茬，结果导致账龄越来越长，谁欠谁的说不清楚，较终成为呆账，给单位造成了很大的经济损失。

  (二)核对不及时

  往来账要管理好，就得及时进行核对，每个单位根据业务量的大小，应按月份、季度、半年度、年度定期进行对账，如发现问题应及时沟通，查找原因，保证双方账目余额一致。但在实际工作中，经常发现有些单位平时不对账，或者很少对账，有的到年底才对快速账，更有甚者到年底因为单据不齐、急于结账而草草了事，往来账的余额为逐年滚动而成，越滚越对不清，结果等查账的时候因对不上账而不能取得函证，延迟了查账的进度，给单位造成了不良的影响。

  (三)方法不合理

  往来账在核对时，要将涉及到一个往来客户的所有科目放在一起，经过相互抵销和对冲以后的余额，确定为较终应付或应收对应客户的金额。但在实际对账时，因受会计工作水平和工作习惯的影响，有的会计对同一个往来客户，既设有应收、预收账户，还设有应付、预付账户，甚至还有借款等多个账户，可在对账时，往往只给对方提供应收类账户的数据，对应付及借款类账户的数据很少甚至从不提及，从而导致双方在对账时经常“捉迷藏”，加大了对账的难度。而且，经过若干年后，这些账户还未对冲，使每个账户都有余额，结果到查账的时候每个账户都要求提供函证，这才感觉不便，可是为时已晚。

  二、应对往来账管理问题的对策

  (一)从思想上要重视往来账的核对

  往来账涉及到一个单位债权债务关系的大小，往来账管理得好，该收的钱就能收回来，该付的钱也能延迟支付，这样才能有效利用资金，减少坏账，保证财产物资不受损失。一是领导干部要率先垂范，以身作则，该决策的时候要准确决策，该审批的时候一定要及时审批，保证往来账的及时、顺利核算。二是相关的会计人员要严格履行自己的职责，准确核算，及时对账，发扬爱岗敬业、团结协作的精神，做一名合格的往来账会计;所示领导干部、尤其是财务领导要经常督促检查往来账管理的各个环节，发现矛盾及时调解，出现问题及时解决，将不利于往来账核算的一切因素消灭在萌芽状态。这样，只要会计负责，领导尽职，思想统一，核算往来账时才会没有后顾之忧，核对起来也才会易如反掌。

  (二)从制度上要完善往来账的管理

  往来账的产生涉及采购、销售、管理等各个环节，因此影响往来账核算的因素比较多，往来账的核算难度也比较大。一要选择认真负责、爱岗敬业、业务熟练、善于协调并能执行财务制度的会计人员，以保证往来账核算和核对工作的顺利进行。二要制定往来账的工作程序，明确往来账责任人，设定制单、审核、记账、对账各环节的方法，规定定期对账时间，检查对账结果。三要明确往来账的岗位职责，往来账会计要负责审核往来账的原始单据和会计科目，准确登记账簿，及时核对账目，协调财务、采购、销售、管理等各个环节上的账务关系，保证往来账的及时、准确、顺利核算。四要制定往来账的奖惩制度，检查各个环节的工作情况，对表现好的要给予鼓励和表扬，对出现问题、甚至违反财务制度的要给予批评和惩罚。只有有了合格的会计、完善的工作程序、明确的岗位职责和有效的奖惩制度，对往来账的管理才会高效顺利地进行。

  三、往来账的审计查证方法

  (一)预付账款的审查

  预付账款的审计中应当关注有关的购货合同是否真实、合法，对方单位是否真实存在，以确定企业是否存在虚列预付账款或隐瞒收入等问题。曾经做过的审计案例中有一个案例是经过预付账款发现了问题，一个大型的建筑企业为了提高自己的建筑资质，需要增资，按照审计准则，增资之前要对企业的上期出资的到位、使用情况进行审计，在对其进行审计前，我们查阅了该公司几年来的报表数据，并详细地询问该单位的主要经营项目、收入、利润等概况，从报表上看预付账款科目每年的余额都较大，建筑企业虽然有些工程款需要预付，但结合该公司每年的工程结算情况分析该项科目余额异常，于是抽查了首次出资时的大量预付账款的凭证和资金的收付凭证，发现在出资的当月，货币资金数额很大，其后逐渐减少，同时预付账款逐步增大，预付账款后附一些施工合同大部分比较简易，同时大部分都是个人和该公司签订的合同，且在后期几年几家单位和个人的预付账款都变化不大，由此判断出该单位抽逃注册资本的数额，在将几家异常的单位和个人的预付账款整理后，我们要求去这些单位和个人处询证，但企业却提供不出详细地地址，较后企业的财务人员承认预付账款的抽逃资金部分。

  (二)应收账款的审查

  1、了解并测试被审单位应收账款的内部控制。应收账款的控制测试主要围绕应收账款的不相容职务分离、正确的授权审批、充分的凭证和记录、定期寄送对账单以及内部核查等来实施。注册会计师在审计时应重点关注如下几个方面的控制测试及评价：(1)应收账款的记录是否以经销售部门核准的销售发票和发运凭证为依据;(2)企业是否根据应收账款明细账的余额定期编制客户对账单并与客户对账，编表与记录、调整应收账款的不相容职务是否得到了分离;(3)应收账款的总账和明细账户登记是否由不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记，应收账款总账和明细账户的余额是否由独立于记录应收账款的其他人员定期核查;(4)测试企业的信用部门是否定期编制应收账款分析表并标出虚列的应收账款或不能收回的应收账款;(5)测试企业对于账龄较长的客户的应收账款是否指定专人进行催收以保证债权得以收回，应收账款的各种贷项调整(包括坏账冲销、折扣与折让的给予)是否经过专人授权审批;(6)测试企业是否建立坏账准备金制度。

  2、有选择地对应收账款进行函证。注册会计师应亲自进行函证的寄发以保证寄发过程中出现的舞弊风险，在确定函证范围时，应对总体以一定的形式分层，以便对应收账款金额的主体部分进行函证。一般情况下，注册会计师应选择以下项目作为函证对象，大额或账龄较长的项目;与债务人发生纠纷的项目;关联方项目;交易频繁但期末余额较小甚至为零的项目;非正常项目。

  (三)其他应收款、其他应付款的审查

  其他应收款、其他应付款大部分为非主营业务形成的往来账，其中大部为个人往来，有些审计人员对此往往容易忽略其重要性而减少抽查平整的样本，致使在其中的问题也被忽略。对于其他应收款的审计应关注企业的对其他应收款的审计中应当关注企业内部控制制度，另外是否建立了定期清理的制度，是否执行。同时还应注意调查对方单位是否真实存在，如果是押金，应调查对方单位是否以将押金退回，如果已经退回，单位就有可能存在私设“小金库”的现象，应当仔细深入地调查。另外还应当关注企业是否有长期挂账的单位借款，对方单位是否真实存在，应询问有关人员，查清原因，从而进一步搞清企业是否存在舞弊行为。在此仅谈一例关于其他应付款的审计案例。在接受一个上级主管部门委托后对其下属的单位进行经济效益审计时，其中一家下属单位为大型的兼住宿、餐饮、娱乐于一体的酒店，在审计其往来账时发现该单位其他应付款数额变动较大，且在审计基准日其金额也很大，于是增加抽查该科目的凭证数量，在抽查中我们发现有很多不正规的自制原始收据，有的收据摘要里注明是押金，但起数额却很大，且有部分科目的数额在有规律的增加，根据审计经验。初步判断为账外收入，在把判断异常的凭证整理出来之后，该企业的财务负责人承认这部分异常的数额为该单位出租房屋收入。

  往来账的审计对整个审计工作非常重要，工作量也非常大，但由于上述几方面的问题，我们应当加强对往来账的审查力度，特别注意长期不发生增减变化的呆滞往来账项和偶发性大额往来账项，重点关注它的形成、变化有可能带有的违规、违法性质，也有可能带来一定的经营风险，如隐瞒收入、少摊销成本费用、侵吞公款、巨额坏账、账外资金等，在审计中对符合性测试和实质性测试相结合，深入细致地开展审计工作，这样才能发现问题，更好地完成审计任务。

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